Se implementan áreas especializadas de digitalización en las oficinas del cliente o en nuestras oficinas, con el objeto de realizar todos los trabajos dentro de las instalaciones adecuadas para cada tipo de documento y de fácil acceso para que los documentos sean manipulados lo menos posible.

Los documentos proporcionados al área de digitalización pasarán por un proceso de limpieza conocido como mesa de control, en el cual se realizará la limpieza de los documentos considerando el retiro de grapas, broches baco, mariposas, clips, y demás sujetadores que impidan el procesamiento de los documentos en los equipos especializados de digitalización, así mismo se realiza un proceso básico de reparación o adaptación para su correcto procesamiento en los equipos de digitalización para aquellos documentos que por su condición o naturaleza lo requieran.

Durante el proceso de digitalización, los documentos son clasificados con base a las campos de indexación definidos por el cliente, de tal forma que estos serán almacenados en nuestros servidores, en disco duros externos como respaldos y en nuestra nube (temporalmente hasta realizar al entrega final al cliente), así mismos se considera durante el proceso de digitalización, la parametrización de los equipos especializados para asegurar que el contenido de las imágenes obtenidas de producto de la digitalización conserven las características especiales de los documentos, como son marcas de agua, sellos, tonos de tinta, firmas, etc. asegurando que la imagen obtenida es una copia fiel del documento digitalizado.

Después del proceso de digitalización, se realizará el armado de los documentos, conservando el mismo orden en el cual fueron desarmados y digitalizados, para este proceso se consideran dos escenarios según convenga más al Cliente, por lo cual se considera volver a realizar el armado con grapas y sujetadores o se puede generar un paquete limpio de sujetadores, empaquetado y etiquetado como digitalizado listo para su almacenamiento.

Como parte del control de calidad de los servicios se considera una revisión de un porcentaje de los  documentos digitalizados, donde se validará la cantidad de hojas digitalizadas, la calidad de imagen de las mismas y la integridad de la información.

Como proceso adicional por medio de software especializado se realizará el reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de los documentos PDF resultados de la digitalización de cada documento, el texto reconocido de dicho proceso se utilizará para generar un base de datos de texto y metadatos contenidos en cada uno de los PDF, información que podrá ser utilizada para la creación de índices de búsqueda de información.

El sistema cuenta con módulos básicos como son: administraciones de usuarios con base a roles y perfiles, un módulo de consulta de documentos, un visor de documentos y una bitácora de accesos

Dicho Sistema Informático puede incorporar módulos adicionales prediseñados o diseñados a la medida dependiendo de las necesidades del cliente ya sea para su publicación en la Intranet o en Internet según las necesidades de cada cliente.